許多香港上班族在完成 AI 課程後，往往會說出同一句話：上課時明明覺得內容精彩、操作迅速，但回到公司後卻不知道該如何實際使用。這種「學會了卻用不上」的情況，多數並非因為學習不足，而是因為所學內容尚未轉化為「工作流」，導致 AI 只成為偶爾使用的工具，而非能夠融入日常工作的固定習慣。

要解決這個問題，關鍵在於由「提示詞（prompt）」升級為「工作流」。一個真正能夠落地的 AI 工作流，通常包含以下五個步驟：

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第一步：定義輸入（Input）

必須清楚提供給 AI 的資料內容，包括背景、限制條件、受眾、語氣、範例以及格式要求。若僅輸入一句「請幫我寫一封電郵」，AI 所產出的內容大多流於空泛且模板化。

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第二步：明確輸出格式（Output Format）

即使是相同內容，若分別要求「三個版本」、「表格形式」或「條列重點」，所產生的結果亦會截然不同。香港職場中最常見、也最實用的輸出形式包括：

1. 可直接複製至電子郵件或文件使用

2. 具備標題、段落與清楚重點

3. 包含行動項目（Next Steps）

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第三步：二次指令（Refinement Loop）

第一次輸出通常僅為草稿，真正需要掌握的是如何進一步追問與優化，例如：

「請以更專業但不強硬的語氣重寫」
「在保留重點的情況下縮短 30%」
「將此段內容轉為香港常用書面語」
「補充相關風險與假設條件」

AI 的真正價值，正是在於這種可反覆迭代與優化的能力。

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第四步：核對與責任邊界（Verification）

AI 可能出錯、編造內容或混淆資訊，因此必須建立一套基本的核對流程：

涉及數字即核對數字；
涉及法規即核對法規；
涉及引用即核對來源。

公司內部資料、客戶資料及合約內容，不應直接輸入至未經確認安全政策的工具之中。

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第五步：沉澱為模板（Template）

若每次使用 AI 都需重新撰寫提示詞，將永遠難以形成穩定使用習慣。最有效的方法，是將常見的工作情境整理為固定模板，例如：

• 會議紀要模板

• 客戶回覆模板

• 提案大綱模板

• 社交媒體內容模板

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一旦建立模板，便會發現 AI 能夠成為每日都可實際使用的工作工具。

若想快速自我檢視是否屬於「學完卻用不上」的情況，可檢視以下幾點：

你是否每次使用 AI 都必須從零開始？
你是否不清楚應提供哪些背景資料？
你是否不敢直接採用 AI 的輸出結果？

若答案為肯定，代表你真正需要的並非更多工具功能，而是一套可實際運作的「工作流」。